Véhicule de service, véhicule de fonction et frais de carburant
À la base, le choix par l'entreprise d'une des 2 formules (véhicule de fonction ou de service) déterminera l'usage que le salarié pourra faire du véhicule concerné.
Le VÉHICULE DE SERVICE va être dans la majorité des cas l'hypothèse choisie par l'entreprise, dans la mesure où le chef d'entreprise va permettre au salarié concerné d'utiliser le véhicule d'entreprise pour ses trajets domicile–entreprise–chantiers. Le véhicule ne pourra être utilisé que pour mener à bien des missions professionnelles, et non dans le cadre de déplacements privés.
Cela suppose également que pendant les périodes d'absence du salarié bénéficiaire (congés, maladie), le véhicule sera restitué à l'entreprise et restera sur le parking de la société en dehors des heures de travail.
Pratiquement, cette mise à disposition et usage est tolérée par l'URSSAF et , ne constituant pas un avantage en nature, ne nécessite pas une déclaration officielle, dans le contrat de travail par exemple. Il n’y a pas de conséquences fiscales pour le collaborateur, ni de charges à payer pour l’entreprise hormis le carburant et l'assurance.
Le VÉHICULE DE FONCTION appartient quant à lui à une entreprise, et est placé à la disposition d’un collaborateur,. quel que soit son statut ou sa catégorie professionnelle.
Le bénéficiaire utilisera le véhicule dans le cadre de missions professionnelles (trajets domicile–entreprise–chantiers, visite d’un client, voyages d’affaires, etc.), mais son usage est également autorisé à titre privatif (véhiculer les enfants, partir en week-end ou en congés).
Parmi les coûts induits, le carburant demeure à la charge de l'entreprise lors de son usage professionnel. En revanche, l'employeur n'a pas à le prendre en charge lors d'un usage privé du véhicule de fonction (déplacements privés et péages), selon ce qui est prévu dans le contrat de travail ou de mise à disposition du véhicule.
Le plein peut être payé via une carte essence ou avancé par le salarié qui sera ensuite remboursé.
Le véhicule appartient à l'entreprise, qui prend en charge tous les frais attachés à celle-ci (assurance, entretiens…).
Cette mise à disposition fait donc l'objet d'une attribution nominative au profit d'un salarié déterminé.
Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature. Il doit donc être mentionné dans le contrat de travail du bénéficiaire. Il y a de ce fait des conséquences fiscales, cet avantage étant taxable. Le salarié pourra opter pour le régime des frais réels ou la déduction forfaitaire. L’entreprise devra payer des charges patronales sur cette rémunération en nature.
Pour la comptabilité de la société, il n’y a pas de différence entre véhicule de fonction et véhicule de service, qu'il s'agisse de déductibilité de la TVA ou de taxe sur les véhicules de société.
