Lettre recommandée électronique : pour quel usage ?

Comment et quand pouvez-vous avoir recours à une lettre recommandée électronique, notamment dans vos relations avec les salariés ?

Le salarié n’étant pas un professionnel, il doit vous avoir exprimé son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques (Code des postes et des communications électroniques, art. L. 100).

Vous avez donc tout intérêt à prévoir ce point à l’avance par exemple en l’insérant dans le contrat de travail.

Si cette condition préalable et remplie, et si vous décidez d’y avoir recours dans vos relations avec les salariés, le prestataire de lettre recommandée électronique doit vous délivrer une preuve du dépôt électronique de l'envoi.

Vous devez conserver cette preuve de dépôt pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.

Concrètement, c’est le prestataire de lettre recommandée électronique qui informe le salarié, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception. Le salarié n’est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.

Si le salarié accepte, le prestataire conserve une preuve de la réception des données transmises et du moment de la réception, pour une durée qui ne peut être inférieure à un an.

Cette preuve comporte la date et l'heure de réception de l'envoi, indiquées par un horodatage électronique qualifié.

Si le salarié refuse la lettre recommandée électronique ou ne la réclame pas, le prestataire met à disposition de l’employeur une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation et la conserve pendant au moins 1 an.

Les nouvelles règles applicables à compter de 2019 sont prévues par un décret du 9 mai 2018 qui remplace un précédent décret de 2011 (n° 2011-144) relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique pour la conclusion ou l'exécution du contrat.

Contrairement au décret de 2011, son champ n’est plus limité à la conclusion ou l’exécution du contrat.

Il semble donc possible d’avoir recours à la lettre recommandée électronique pour :

– la conclusion du contrat (envoi du contrat ou de la promesse d’embauche, etc.) ;

– l’exécution du contrat (remise de documents divers, notification d’une sanction, mise en demeure de justifier une absence, etc.)

– la rupture du contrat de travail (convocation à un entretien préalable, notification du licenciement, etc.).

Textes de base :

– Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique, J.O du 12
– Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, art.93, J.O du 8