Durée de conservation des documents en entreprise

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Voici par conséquent quelques données essentielles relatives aux durées minimales de conservation, afin de vous permettre de faire enfin du tri dans vos documents … ou d'éviter d'en faire par anticipation !

Documents civils et commerciaux :

- Contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale : 5 ans
- Documents bancaires : 5 ans
- Documents établis pour le transport de marchandise : conservation 5 ans.

- Déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
- Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.

- Factures clients ou fournisseurs : 10 ans
- Contrats conclus par voie électronique : 10 ans
- Correspondances commerciales (bons de commande, les bons de livraison... ) : 10 ans.

Documents et pièces comptables :

- Livres et registres comptables, pièces justificatives : 10 ans.

- Documents fiscaux

L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ».

Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Pour plus d'infos : Marc CHOBAUX, juriste de la CAPEB de l'Aube - 03 25 76 27 80